Häufig gestellte Fragen

Guide-Disponierungen mit dem Status „vorgemerkt“ werden nicht angezeigt, weil sie die Möglichkeit geben sollen, die Disponierung zu ändern bevor der Guide sie sieht. So sollen eventuelle Ansprüche auf Ausfallhonorare unterbunden werden.

Es ist möglich an der Rotation oder Eventvorlage bereits einen Guide festzulegen. Jedoch soll dieser vielleicht nicht immer für die daraus erstellten Events disponiert werden, sondern nur in den meisten Fällen. So ist der Guide standardmäßig bereits disponiert, kann aber im Einzelfall noch geändert werden, ohne dass der Guide das in seinem Kalender sieht.

Es gibt zudem die Möglichkeit über das Menü „Aufträge“ (dieses muss von Combase freigeschaltet werden) den Status mehrerer Disponierungen von „vorgemerkt“ auf „offen“ zu setzen, ohne in jedes Event einzeln reingehen zu müssen. In diesem Menü können die Events eines bestimmten Zeitraums in denen ein bestimmter Guide disponiert ist, rausgesucht und die Disponierungen in einem Schritt „aktiviert“ werden. Dem Guide kann an dieser Stelle auch eine Nachricht geschickt werden, in der alle Disponierungen aufgeführt sind.

Wenn Sie und die anderen Mitglieder Ihrer Benutzergruppe alle Mitarbeiter bearbeiten sollen, muss in Ihrer Benutzergruppe das Häkchen bei „Alle Mitarbeiter bearbeiten“ im Abschnitt „Mitarbeiter“ gesetzt werden.

Wenn es darum geht, Zugang zu bestimmten Mitarbeitern zu haben, muss der zuständige Administrator bei Ihnen, Ihr Login in der Konfiguration an den betreffenden Mitarbeitern einfügen.

Es ist nicht nötig das Event vorher auf „Ausgefallen“ zu setzen, da dieser Schritt im Stornierungsdialog integriert ist. (Ab Version 2.40)

Etwas Anderes ist es, wenn ein Guide/Mitarbeiter über die Stornierung seiner Disposition informiert werden muss. Dann sollte zuerst das Event bearbeitet und die Disponierung storniert werden.

Ab Version 2.48 ist in den Vorgangsstorno-Dialog eine Stornierung und Benachrichtigung des Mitarbeiters integriert. Der Nutzer hat jedoch die Möglichkeit je nach Bedarf zu entscheiden, ob der Mitarbeiter storniert bzw. benachrichtigt werden soll.

Darüber muss er/sie manuell informiert werden. Dazu muss die Eventbearbeitung geöffnet, seine Disponierung storniert und eine Benachrichtigung an ihn/sie versendet werden.

Dieser Schritt kann aus dem Vorgang heraus vor dem Stornieren der Leistung oder des Vorgangs durchgeführt werden. Er kann aber auch über die Liste „Unvollständige Events“ ausgeführt werden. Dazu wählt man den Grund „Ausgefallene Events mit nicht stornierten Dispositionen“ und stellt die anderen Filter entsprechend ein, dass das gewünschte Event in der Ergebnisliste erscheint. Dann öffnet man die Eventbearbeitung und geht genauso vor wie im vorigen Absatz beschrieben.

Der häufigste Grund dafür ist die an der Adresse (Tab Stammdaten) eingestellte Sprache. Wenn für diese keine Dokumentvorlagen im System vorhanden sind, stehen keine zur Auswahl.

Ein weiterer Grund kann der Vorgangsstatus sein. Z.B. werden Dokumentvorlagen vom Typ „Auftrag“ nur im Status „Buchung“ angezeigt. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Außerdem kann die Kundengruppe des Vorgangs die Auswahl einschränken. Dabei ist zu beachten, dass die Auswahl „Im Vorgang“ unter dem Kasten „Kundengruppen“ (Tab Eigenschaften) maßgeblich ist, wenn dem Kunden mehrere Kundengruppen zugeordnet sind.

Die Auswahl der Dokumentvorlagen ist nur in der Vorgangsbearbeitung sichtbar. In der Vorgangsansicht werden Ihnen die bereits erstellten Dokumente angezeigt und stehen zum Versenden bereit.

Durch eine Eventreihe wird das Event über eine Zwischeninstanz gebucht. Somit haben Vorgang und Event nicht dieselbe Verbindung wie bei einer einzelnen Eventbuchung. Durch diese entfernte Beziehung, wird der Vorgang im Tageszettel nicht berücksichtigt.

Ab Version 2.47 werden auch Buchungen über Eventreihen im Tageszettel berücksichtigt.

Nein. Zu diesem Zweck werden Eventvorlagen verwendet. In diesen können bereits sämtliche Informationen vorgegeben werden, abgesehen vom Termin.

Gebuchte Events verschieben ist möglich. Das Event muss allerdings aus dem Vorgang storniert und dieser abgespeichert werden. Dann kann der Termin des Events bearbeitet werden. Danach bucht man das Event mit dem neuen Termin wieder in den Vorgang.

Ab Version 2.49 kann auch der Termin eines gebuchten Events geändert werden. Die oben beschriebenen Schritte entfallen somit.

Wenn man ein Event über Anlegen und Buchen erstellt und bucht, wird der Buchen-Dialog auch geöffnet, wenn keine freien Plätze mehr existieren. Da nichts gebucht werden kann, werden aber keine Preiskategorien angezeigt.

Bei vorhandenen Events tritt dies nicht auf, da bei 0 freien Plätzen der Button Buchen nicht zur Verfügung steht.

Ja, das geht über die Eventtyp-Menüs. Dort gibt es den Menüpunkt Event anlegen. Damit ist es möglich Events zu einem beliebigen Termin anzulegen.

Man kann mehrere Kalender pro Ressource mit unterschiedlichen Zeitrastern anlegen, um je nach Situation eine andere Skalierung aufrufen zu können.

Durch das Bezahlen an der Kasse wurde ein umsatzrelevanter Beleg erzeugt. Um nun den Vorgang doch noch im Buchungssystem abzurechnen, muss dieser aufgehoben werden. Den Kassenbeleg zu stornieren wäre aber NICHT der richtige Weg, da das auf den Resource-Vorgang keinen Einfluss hätte. Folgendes Verfahren wird empfohlen:

1. Den Vorgang bearbeiten und die fälschlich an der Kasse bezahlten Leistungen stornieren.
2. Den Vorgang abschließen und eine Rechnung mit den, durch die Stornierung entstandenen, negativen Belegposten stellen. Diese sorgt dafür, dass der Kassenbeleg gegengerechnet wird. Außerdem können nur so wieder positive Belegposten beim nächsten Schritt entstehen.
3. Die stornierten Leistungen wieder in den Vorgang buchen.
4. Den Vorgang abschließen und die Rechnung stellen die von Anfang an geplant war.